CANAL ÉTICO

Por el Consejo de Administración en su reunión de fecha 23.10.2023 se ha aprobado la implantación del denominado Nuevo Canal Ético o de Denuncias en su versión 1.0, para dar cumplimiento a la siguiente normativa:

PROTECCIÓN DE DATOS

En la implantación del canal de denuncias las Entidades GETAFE CF SAD y FUNDACIÓN se encuentran alineada con las obligaciones previstas en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y con el Reglamento UE 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (REGLAMENTO GENERAL DE PROTECCIÓN DE DATOS) y resto de normativa vigente en cada momento y de pertinente aplicación al respecto; en consecuencia los datos personales que se recaben en el marco del Canal de Denuncias:

• Serán tratados con la exclusiva finalidad de tramitar las denuncias y, si procede, investigar la realidad de los hechos denunciados.
• Se integrarán en el Registro de Actividades de Tratamiento de Datos de las Entidades GETAFE CF SAD y FUNDACIÓN GETAFE CF que a su vez son responsables del tratamiento y a quien pueden dirigirse a través del correo electrónico correspondiente.
• Los datos obtenidos en la investigación serán conocidos únicamente por el Órgano o Unidad de Control y/o Cumplimiento, el Presidente respectivo de cada Entidad y, en su caso su respectivo Director General, por ser las personas responsables de la tramitación y resolución de las denuncias, respectivamente, conforme al Código Ético.
• El derecho acceso del denunciado estará limitado a sus propios datos de carácter personal, no teniendo acceso en ningún caso -dado el carácter confidencial del Canal de Denuncias- a los datos sobre la identidad del denunciante.
• Los datos de quién formule la comunicación y de los empleados y terceros deberán conservarse en el registro de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados.

Las Entidades GETAFE CF SAD y FUNDACIÓN GETAFE CF se asegurarán de que se adopten todas las medidas técnicas y organizativas necesarias para preservar la seguridad de los datos recabados al objeto de protegerlos de divulgaciones o accesos no autorizados.

POLÍTICA DE PRIVACIDAD DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN INTERNO

Introducción

El objetivo de la presente Política de Privacidad del Sistema de Información Interno de GETAFE C.F., S.A.D. es informar del tratamiento de datos personales que, en su caso, se llevará a cabo para la gestión y tramitación de las comunicaciones o informaciones que se puedan presentar a través de su canal de información.

Con la configuración y diseño del sistema de información, GETAFE C.F., S.A.D. da cumplimiento a la siguiente normativa respecto a la protección del informante y en materia de protección de datos:

·       Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

·       Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos.

·       Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

¿Quién es el Responsable del tratamiento?

El responsable del tratamiento es GETAFE C.F., S.A.D. con NIF A78388667 y con domicilio en AVDA. TERESA DE CALCUTA, S/N, 28903, Getafe – España. Correo electrónico: [email protected], Teléfono: 916959643.

Puede contactar con nuestro delegado de protección de datos en [email protected] en caso de tener cualquier duda, consulta o reclamación sobre el tratamiento de sus datos personales.

¿Con qué finalidad se realiza?

Los datos personales que sean recabados a través del canal de información son tratados con la exclusiva finalidad de tramitar las comunicaciones o informaciones que se reciban, remitirle al informante las comunicaciones pertinentes sobre el estado de tramitación o los resultados de la misma, salvo que se haya opuesto a ello; y, si procede, realizar todas aquellas actuaciones encaminadas a comprobar la verosimilitud de los hechos relatados para determinar su archivo, la adopción de las medidas pertinentes o su traslado a la autoridad competente en cada caso.

¿A qué categorías de datos se refiere?

Nombre y apellidos, domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de comunicaciones que sea facilitado por el informante en el caso en que no haya decidido realizar la comunicación de manera anónima.

Datos de identidad y contacto de las personas a las que se refiere la información recibida así como aquella relativa a los hechos que se ponen de manifiesto con objeto de determinar si son constitutivos de infracción. La información debe haber sido obtenida en un contexto laboral o profesional.

Datos identificativos y de contacto de representantes legales o personas de apoyo y relacionadas con informantes cuando sea necesario a efectos de implantar medidas de protección.

¿Existe obligación de facilitar los datos y cuáles son las consecuencias de no hacerlo?

Las comunicaciones se podrán realizar de forma anónima y serán igualmente tramitadas.

Asimismo, si ha facilitado sus datos de contacto, puede oponerse a recibir comunicaciones relativas a la tramitación del proceso.

¿De qué colectivos se tratan datos?

Pueden tener la condición de informantes:

a) las personas que tengan la condición de empleados públicos o trabajadores por cuenta ajena;

b) los autónomos;

c) los accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos;

d) cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores;

e) personas con una relación laboral o estatutaria ya finalizada, voluntarios, becarios, trabajadores en periodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración, así como aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual.

Adicionalmente, y siempre y cuando sea necesario, se tratarán datos a efectos de establecer medidas de protección de:

a) representantes legales de las personas trabajadoras en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo al informante;

b) personas físicas que, en el marco de GETAFE C.F., S.A.D., asistan al informante en el proceso;

c) personas físicas que estén relacionadas con el informante y que puedan sufrir represalias, como compañeros de trabajo o familiares del informante.

¿Por qué es posible realizar este tratamiento de datos?

GETAFE C.F., S.A.D. tiene obligación de contar con un sistema interno de información de acuerdo con lo establecido en el artículo 13 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

¿A quién se pueden comunicar sus datos?

En ningún caso se comunicará a los sujetos afectados la identidad del informante ni se les dará acceso a la comunicación.

En caso de que sea necesario o así se exija, los datos serán comunicados a aquellos terceros a los que GETAFE C.F., S.A.D. esté legalmente obligado a facilitarlos, tales como autoridades competentes, Jueces y Tribunales.

GETAFE C.F., S.A.D. está obligada a remitir la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito, o a la Fiscalía Europea en el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea.

La Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I. o el organismo competente en su caso a nivel autonómico podrán requerir documentación, datos o cualquier información relacionada con los procedimientos que estén tramitando, incluso datos de carácter personal.

La identidad del informante solo podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora. Se trasladará dicha circunstancia al informante antes de revelar su identidad, salvo que dicha información pudiera comprometer la investigación o el procedimiento judicial.

¿Cuánto tiempo se conservan sus datos?

Se suprimirán de forma inmediata:

·       todos aquellos datos personales que se puedan haber comunicado y que se refieran a conductas que no estén incluidas en el ámbito de aplicación de la ley. Si la información recibida contuviera datos personales incluidos dentro de las categorías especiales de datos, se procederá a su inmediata supresión, sin que se proceda al registro y tratamiento de los mismos.

·       información facilitada o parte de ella en el caso en que se acredite que no es veraz,  desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.

Los datos que sean objeto de tratamiento se conservan en el sistema de información únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados. Este periodo no podrá superar el plazo de tres meses desde la recepción de la información, salvo que por su especial complejidad el plazo se hubiese ampliado tres meses más.

Las comunicaciones a las que no se haya dado curso se conservan de forma anonimizada.

En el caso de que se acuerde el inicio de la pertinente investigación, los datos serán tratados durante todo el tiempo que dure la misma.

Se mantiene un registro de informaciones a disposición de las autoridades judiciales competentes de acuerdo con los requisitos y los límites establecidos en la Ley 2/2023. En ningún caso se conservan los datos por un período superior a diez años.

¿Qué derechos tiene?

Cuenta con los siguientes derechos, cuyo ejercicio podrá solicitar dirigiéndose a GETAFE C.F., S.A.D. a la dirección de correo electrónico [email protected] aportando copia de su documento de identidad.

• Acceso - Para consultar sus datos obteniendo confirmación sobre si se está realizando o no un tratamiento de los mismos.
• Rectificación - Para modificar aquellos que estén incompletos o no sean exactos.
• Supresión - Para solicitar que se eliminen cuando no sean necesarios, lo establezca una ley, retire su consentimiento o se oponga al tratamiento, entre otros motivos.
• Oposición - Para solicitar que no sean tratados por motivos basados en sus circunstancias personales, en cuyo caso una vez analizados dichos motivos se dejarán de tratar. En el caso de tratarse de la persona a la que se refiere la comunicación se presume que existen motivos imperiosos que legitiman el tratamiento de sus datos personales.
• Limitación del tratamiento - Para que se bloquee el tratamiento mientras se valora si procede la atención de otros derechos, cuando se oponga a su supresión, o quiera que sean conservados, aunque el responsable no necesite tratarlos, para el ejercicio o defensa de sus reclamaciones.
• A no ser objeto de decisiones individuales automatizadas - Para no ser objeto de una decisión basada únicamente en el tratamiento de sus datos, incluida la elaboración de perfiles, que produzca efectos jurídicos sobre usted o le afecte significativamente de forma similar.

Puede igualmente presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD - c/ Jorge Juan, 6 – 28001 Madrid - www.aepd.es) si considerase que el tratamiento de sus datos no cumple la legalidad.

Cuenta con la posibilidad de acudir a los canales externos de información ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea a los que se refiere el artículo 7 de Ley 2/2023.

La persona afectada tiene derecho a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen y a ser oída en cualquier momento.

Quien presente una comunicación o lleve a cabo una revelación pública tiene derecho a que su identidad, en caso de haber sido comunicada, no sea revelada a terceras personas.

Confidencialidad

El sistema está diseñado para garantizar la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, así como de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma impidiendo el acceso de personal no autorizado.

Igualmente queda garantiza la confidencialidad cuando la comunicación sea enviada por otro canal o a miembros del personal no responsable de su tratamiento, que remitirán la comunicación de forma inmediata al responsable del sistema designado por GETAFE C.F., S.A.D.. Nuestro personal ha recibido formación al respecto.

Proporcionalidad y minimización de datos

No se recopilan datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.

No se obtienen datos que permitan la identificación del informante si este hubiese optado por realizar la comunicación de forma anónima.

Limitación del acceso a los datos

Internamente pueden acceder a los datos el responsable del sistema y el delegado de protección de datos. Podrán acceder los responsables de recursos humanos y servicios jurídicos únicamente en atención a la adopción de medidas disciplinarias o legales, respectivamente, en relación con los hechos.

También podrán acceder a dichos datos terceros profesionales a los que GETAFE C.F., S.A.D. recurra para llevar a cabo todas o parte de las labores de instrucción e investigación de las denuncias que se presenten, profesionales que actuarán en todo momento sujetos a un deber de secreto, reserva y confidencialidad.

Pueden participar en el tratamiento otras personas cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en la entidad o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan.